Mesonic:Abschluss/Reorganisieren

Aus MESOWIKI
Wechseln zu: Navigation, Suche


Um schnelleren Zugriff auf Ihren Datenstand sicherzustellen, sollten Sie regelmäßig Ihre Daten reorganisieren. Dabei können inaktiv gesetzte Konten, ausgeglichene Fakturen, vollständig abgearbeitete Belege usw. aus dem Datenstand entfernt werden.

Achtung

Dieser Menüpunkt kann nur von Benutzern geöffnet werden, die entweder Voll,- oder Datenadministratoren-Rechte besitzen. D.h. von Benutzern, bei denen in der Benutzeranlage die Checkbox Administrator oder Datenadministrator aktiviert ist.

Nachdem das Reorganisieren über den Menüpunkt

oder

  • Schnellaufruf STRG + R

aufgerufen wurde, wird ein Warnhinweis ausgegeben:

Image9 116.png

D.h. bevor der Reorg durchgeführt wird, sollte unbedingt eine Datensicherung erstellt werden.

Folgende Bereiche können Reorganisiert werden.

Image9 117.png

Sachkonten

Alle Sachkonten, für die folgendes gilt, werden gelöscht:

  • inaktiv gesetzt
  • keine Journalzeilen vorhanden
  • allen Summen auf 0
  • kein Eintrag in einem Stapel mit Stapelnr. <> 0
  • Konto ist kein Steuerkonto im Unternehmensstamm
  • Konto ist kein Skontokonto im Unternehmensstamm
Personenkonten

Alle Personenkonten, für die folgendes gilt, werden gelöscht:

  • inaktiv gesetzt
  • keine Journalzeilen vorhanden
  • allen Summen auf 0
  • kein Eintrag im einem Stapel mit Stapelnr. < 0
  • Offene Posten auf -1
  • keine CRM-Fälle (WEB Edition) vorhanden
  • nicht als Zahlungssammelkonto, Factoring-Konto, Mahnungssammelkonto oder Skontokonto bei einem anderen Personenkonto hinterlegt.
  • nicht in den FIBU-Paramtern als Abgrenzungskonto hinterlegt
Offene Posten

Alle Offenen Posten, für die folgendes gilt, werden gelöscht:

  • älter als ein eingegebenes Schwellendatum
  • Mahnstufe -1
  • kein Stapel -1 vorhanden

Wird die Checkbox "Offene Posten" aktiviert, wird automatisch ein Fenster geöffnet, in dem folgende Informationen eingegeben werden müssen:

Image9 118.png

Löschen der Offenen Posten bis:

Eingabe des Zeitpunktes, bis zum dem ausgeglichene Fakturen gelöscht werden sollen.

Konten von - bis

Einschränkung der Konten, für die ausgeglichene Fakturen gelöscht werden sollen. Durch Drücken der F9-Taste kann nach allen angelegten Konten gesucht werden.

Fakturen von - bis

Einschränkung der Fakturennummern, die gelöscht werden sollen.

Es muss zumindest das Feld "Löschen der Offenen Posten bis:" ausgefüllt werden, ansonsten wird die Checkbox "Offene Posten" nach Bestätigung wieder deaktiviert.

BKZ

Alle Bilanzgliederungskennzahlen, für die folgendes gilt, werden gelöscht:

  • inaktiv gesetzt
  • bei keinem Konto hinterlegt
BWA

Alle BWA-Kennzahlen, für die folgendes gilt, werden gelöscht:

  • inaktiv gesetzt
  • bei keinem Konto hinterlegt
Zahlungskonditionen

Alle Zahlungskonditionen, für die folgendes gilt, werden gelöscht:

  • inaktiv gesetzt
  • bei keinem Konto hinterlegt
Unternehmensstamm

Alle Unternehmensstammzeilen, für die folgendes gilt, werden gelöscht:

  • inaktiv gesetzt
  • nicht bebucht
  • bei keinem Konto hinterlegt
  • bei keinem Artikel hinterlegt
  • in keinem Stapel vorhanden
  • in keiner Belegzeile vorhanden
Sachkonten-OP

Wird die Checkbox "Sachkonten-OP" aktiviert, wird automatisch ein Fenster geöffnet, in dem folgende Informationen eingegeben werden können:

von Datum - bis Datum

Hier kann eine Einschränkung des Datumsbereiches vorgenommen werden, für den Sachkonten-OP`s gelöscht werden sollen.

von Konto - bis Konto

Hier kann eine Einschränkung des Kontenbereiches vorgenommen werden, für den Sachkonten-OP`s gelöscht werden sollen.

von Referenznummer - bis Referenznummer

Hier kann eine Einschränkung der Referenznummern vorgenommen werden, für den Sachkonten-OP`s gelöscht werden sollen.

Es muss zumindest das Feld "von Datum bis Datum" ausgefüllt werden, ansonsten wird die Checkbox "Sachkonten-OP" nach Bestätigung wieder deaktiviert.

Beim Start des Reorgs werden alle Sachkonten-OP lt. Einstellung gelöscht, die im aktuellen Wirtschaftsjahr nicht mehr bebucht wurden.

Buchungsarten

Alle Buchungsarten, für die folgendes gilt, werden gelöscht:

  • inaktiv gesetzt
  • darf keine Standardbuchungsart sein
  • darf in keinem Stapel mehr verwendet werden.
Artikel

Alle Artikel, für die folgendes gilt, werden gelöscht:

  • inaktiv gesetzt
  • keine Lagerjournalzeilen
  • Stammwerte = 0
  • keine Einträge in den Artikelperioden für die aktuelle Periode
  • keine Hinterlegung des Artikels in Belegen
  • keine Hinterlegung des Artikels in Makros
  • keine Hinterlegung des Artikels in Produktionsstücklisten (Handelsstücklisten)
  • keine Erfassungszeilen bei einem bestehenden Projekt

Diese Kriterien werden auch für verknüpfte Artikel geprüft.

Angebote

Wird die Checkbox aktiviert, muss im Fenster Angebote löschen zumindest der Datumsbereich eingegeben werden, bis zu dem nicht weiterbearbeitete Angebote (wurden in keiner weiteren Belegestufe - Auftrag, Lieferschein oder Faktura - gerechnet oder gedruckt) gelöscht werden sollen.

Erledigte Belege

Wird die Checkbox aktiviert, muss im Fenster [[Mesonic:Abschluss/Erledigte Belege löschen|Erledigte Belege löschen]] zumindest der Datumsbereich eingegeben werden, bis zu dem bereits gedruckte Rechnungen gelöscht werden sollen.

Gelöschte Belege

Durch Aktivieren dieser Checkbox werden nur die Belege gelöscht, die den Bearbeitungscode LLLL besitzen (dabei handelt es sich auch um Belege die storniert wurden; diese erhalten ebenfalls den Status LLLL).

Vertreter, Vertretergruppen

Vertreter, Vertretergruppen werden gelöscht wenn sie:

  • nicht bebucht sind (Vertreterjournal)
  • nicht im Kontenstamm verwendet werden
  • in keiner Vertretergruppe enthalten sind
  • in keinem Beleg vorkommen
  • in keinem Stapel verwendet werden
  • in keiner Vertretervorlage hinterlegt sind
Lagerbuchungsarten

Alle Lagerbuchungsarten,

  • die in keiner Lagerbuchungszeile vorkommen,
  • die in keiner der Parameterwerte vorkommen,

werden gelöscht.

Zusatzfelder Konten und Artikel

Das Aktivieren dieser Option bedeutet, dass bei sämtlichen Stammdatensätzen im Konten und Artikelbereich die Verbindung zu der Zusatzdaten-Tabelle (Tabelle T057 - hier werden alle selbstdefinierten Datenfelder geführt, die im Stammdatenbereich im Register "Zusatz" zugewiesen werden können) neu aufgebaut wird.

Stücklisten

Stücklisten werden gelöscht, wenn:

  • sie inaktiv gesetzt wurde
  • sie bei keinem Artikel mehr hinterlegt ist
  • sie in keinem Beleg mehr vorkommt.
Kostenrechnung

Kostenarten, Kostenartengruppen, Kostenstellen, Kostenstellengruppen, Kostenträger, Kostenträgergruppen werden gelöscht wenn:

  • sie nicht bebucht sind (KORE-Journal)
  • der Gruppe nichts zugeordnet ist
Projekte

Damit können Projekte gelöscht werden, die auf inaktiv gesetzt wurden. Bevor das Projekt gelöscht wird, wird geprüft, ob das Projekt noch bei einem Beleg hinterlegt ist. Ist das der Fall, kann das Projekt auch nicht gelöscht werden.

Kalender

Wenn die Option "Kalender" angeklickt wird, dann kann im nachfolgendem Feld das Datum eingegeben werden, bis zu dem Kalendereinträge, die in der Vergangenheit liegen, gelöscht werden sollen.

Anlagenbuchhaltung

Anlagen werden gelöscht wenn:

  • sie auf Inaktiv gesetzt sind und keinerlei Bewegungen aufweisen (Teilwertabgang, Abschreibung usw.)
  • sie bereits im vorangegangenen WJ abgegangen sind

Anlagengruppen werden gelöscht wenn:

  • sie auf inaktiv gesetzt wurden und bei keiner Anlage hinterlegt sind.
Achtung

Bei allen Punkten, wo ein Bereich eingegrenzt werden kann, MUSS eine Selektion eingegeben werden, für den die entsprechenden Datenbereiche reorganisiert werden sollen. Wird im Button "Bereich" KEINE Selektion hinterlegt, wird der Datenbereich beim Reorganisationslauf NICHT berücksichtigt.

Der REORG-Lauf wird durch Anklicken des OK-Button gestartet.

manuelle Selektion

Ist diese Checkbox aktiviert, werden alle Datensätze, die gelöscht werden könnten, nochmals vorgeschlagen. Es kann dann nochmals entschieden werden, ob die Datensätze tatsächlich gelöscht werden sollen oder nicht.

Hinweis

Bei der manuellen Selektion werden nur die Datensätze aus den Stammdatenbereichen angezeigt. Für Bewegungsdaten (Offene Posten, Sachkonten-OP und Belege) gilt diese Einstellung nicht.

OK-Button

Durch Anklicken des OK-Buttons wird der Reorg entsprechend den vorgenommenen Einstellungen gestartet.

ENDE-Button

Durch Drücken der ESC-Taste wird das Fenster geschlossen, es wird kein Reorg durchgeführt.

Mandantenselektion

Dieser Button steht nur dann zur Verfügung, wenn in den Kosolidierungs-Einstellungen mehrere Mandanten ausgewählt wurden. Wenn der Button Mandantenselektion angeklickt wird, wird die Meldung

Image9 119.png

angezeigt. Wird die Meldugn mit JA bestätigt, dann wird ein Fester geöffnet, in dem dann gewählt werden kann, für welche Mandanten der Reorg durchgeführt werden soll. Wird die Meldung mit NEIN bestätigt, wird das Fenster nicht geöffnet.