Mesonic:Archiv3/Beschlagwortung
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Hier werden die, vom Anwender definierten Suchschlüssel, mit den Informationen im Formular verknüpft.
Informationen werden in der WINLine allgemein und in den Formularen im speziellen unter einer Nummernkombination abgelegt. Jetzt muss dem Programm mitgeteilt werden, welche Information Sie suchen, wenn Sie einen bestimmten Suchschlüssel eingeben.
- Beispiel
Die Information Auftragsnummer hat die Kombination 25/044. Wollen Sie einen Beleg durch Eingabe der Auftragsnummer finden, soll der Führungstext allerdings Belegnummer AB heißen. D.h. es muss eine Verknüpfung zwischen der Variable 25/044, Auftragsnummer und dem Suchschlüssel Belegnummer AB hergestellt werden.
- Beispiel
In Ihrem Unternehmen ist es üblich, Belege einer Projektnummer zuzuordnen. Ihre Mitarbeiter sind es gewohnt, nach einer Projektnummer zu suchen. In der WINLine heißt das Feld Kostenträger 25/053. Es muss also eine Verbindung zwischen Ihre Bezeichnung Projektnummer und der Bezeichnung in der WINLine Kostenträger hergestellt werden. Darüber hinaus können Sie mehrere Informationen zu einem Suchschlüssel zusammenfassen.
- Beispiel
Die Kundennummer im Beleg Rechnung hat die Nummer 25/1. Die Kundennummer im Beleg Mahnung hat die Nummer 50/000. Wenn der Sachbearbeiter die Kundennummer eingibt, sollen sowohl die Rechnung als auch die Mahnung gefunden werden.
Die Aufstellung verdeutlicht das Prinzip:
| Der Variablenname | wird | Ihre Bezeichnung | |
| Auftragsnummer 25/044 | Belegnummer AB | ||
| Kostenträger 25/053 | Projektnummer | ||
| Kundennummer 25/1 und | |||
| Kundennummer 50/000 | Kundennummer |
Sie stellen diese Verknüpfung im Menüpunkt
- Archiv
- Beschlagwortung
- Beschlagwortung
her.
- Formular
Geben Sie den Namen des Formulars ein, für das Sie Suchbegriffe definieren wollen. Mit dem Matchcode kann nach Teilen des Formularnamens gesucht werden.
- Views/Vars
Wählen Sie die Informationen aus den Formularen, die sie mit einem Suchbegriff verknüpfen wollen. Zur leichteren Bearbeitung erfolgt die Auswahl der Informationen in zwei Fenstern. Zunächst werden die Views (=Datenbereiche) gewählt, z.B. BestelldateiKopf . Dann die Vars (=Informationen) innerhalb dieser Datenbereiche, z.B. Kostenträger . Die Auswahl erfolgt mit Mausklick oder ENTER, die gewählte Information erscheint im Fenster Auswahl .
- Auswahl
Nach Auswahl der Information aus dem Formular wird diese in der Tabelle Auswahl mit dem Suchbegriff verknüpft, in dem dieser in der entsprechenden Spalte eingegeben wird.
- Entfernen Button
Die aktive Zeile in der Zuordnungstabelle wird gelöscht
- OK Taste
Die Einstellungen werden gespeichert
- Ende Taste
Die Bearbeitung der Schlüssel wird verlassen
Da der Aufbau vieler Formulare sehr ähnlich ist, kann eine Zuordnung die für ein Formular getroffen wurde auf andere Formulare zugewiesen werden.
- Beispiel
Die Zuordnungen, die für das Formular Faktura getroffen wurden, sollen auch für das Formular Lieferschein gelten. Die Zuordnungen, die für das Formular Mahnung Stufe 1 gemacht wurden, sollen auch für das Formular Mahnung Stufe 2 gelten.
Die Zuweisung erfolgt durch Anwahl des Registers Zuweisen .
- Formular
Geben Sie hier jene Formulare ein, für welche die Zuordnung ebenfalls gelten soll. In diesem Feld kann nach Formularen gesucht werden.
- Bezeichnung
Ist ein Infofeld, welches den Formularnamen als Langtext anzeigt. Die Eingaben werden durch drücken auf die OK-Taste (F5) im Bereich Bearbeiten gespeichert.
Handelt es sich bei dem gewählten Formular um eines, das bereits mit einem anderen Formular verknüpft ist, wird dies unter "zugewiesen" angezeigt.
- Beispiel
Für das Formular P02W44 (Faktura) wurden Variablen für die Beschlagwortung hinterlegt; im Register "Zuweisen" wurden diese Variablen auch dem Formular P02W42, P02W43 zugewiesen.
Wird nun das Formular P02W42 aufgerufen, so wird jenes Formular (inkl. Variablen) dargestellt, auf das dieses Formular bei der Beschlagwortung zurückgreift; also P02W44:
