Mesonic:Archiv3/Programminhalt/Anlage

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Im folgenden werden jene Schritte beschrieben, die einmalig durchzuführen sind, wenn WINLine ARCHIV verwendet werden soll. Einzelne dieser Vorgänge können zu einem späteren Zeitpunkt wiederholt aufgerufen werden, um die Einstellungen zu ändern.

Was soll archiviert werden

Zunächst muss vom Anwender festgelegt werden

  • Welche Formulare archiviert werden
  • Nach welchen Informationen diese Formulare später gefunden werden müssen.
Beispiel

Es sollen die Auftrage, Lieferscheine, Rechnungen und Mahnungen archiviert werden. Alle Belege sollen später nach Eingabe der Kundennummer, des Kundennamens, gefunden werden. Die Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen sollen zusätzlich auch nach Artikelnummer und Artikelname gefunden werden. Die Mahnung soll zusätzlich nach der OP-Nummer gefunden werden.

Tipp

Bevor Sie mit Ihrem autorisierten MESONIC-Vertriebspartner das ARCHIV installieren, bereiten Sie eine Liste aller Belege vor, die Sie archivieren wollen und erfassen Sie für jeden Beleg nach welchen Suchbegriffen Sie ihn später wieder finden wollen.

Anpassung der Formulare

Auf Basis dieser Liste wird kontrolliert, ob die Informationen nach denen gesucht wird auch tatsächlich in den Formularen gedruckt werden. Grundsätzlich gilt, dass nur nach jenen Informationen gesucht werden kann, die im Formular auch gedruckt werden. Sollten Informationen fehlen, können diese mit dem Formulareditor eingebaut werden. Die Anpassung der Formulare mit dem Formulareditor wird üblicherweise vom Fachhändler vorgenommen.

Tipp

Sollten Formulare zwar nach bestimmten Begriffen durchsucht werden, dieser Wert aber nicht am Beleg sichtbar sein (z.B. Fakturen mit einem Rohertrag unter einem bestimmten Wert), kann diese Information weiß gedruckt werden. Sie ist daher am Formular nicht mehr erkennbar, aber trotzdem Inhalt des Beleges.

Achtung

Variablen, die für die Archivierung benötigt werden dürfen nicht zusammen mit Textinformationen ausgegeben werden (die Variable muss eigenständig sein). Dadurch kann der entsprechende Keyeintrag nicht gefunden werden.