Mesonic:GP Durchführung des Mahnlaufes (Standardfall)
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Durchführung des Mahnlaufes (Standardfall)
Für den unerfreulichen Fall, dass Ihre Schuldner in Zahlungsverzug kommen, lässt sich hier auf einfache Weise das Mahnwesen steuern. Mehr Themen:
- Aufgabe
- Voraussetzungen
- Ablauf
- Zusammenfassung
- Verwandte Themen
Aufgabe
Ist die Voraussetzung für den Zahlungsverzug gegeben, kann der Gläubiger Zahlung verlangen und diese durch eine Klage erzwingen und/oder Zahlung und Schadenersatz (Verzugszinsen und Auslagen) fordern (BRD: BGB § 286, 326). Wollen Sie den Kunden schriftlich anmahnen, leiten Sie hiermit das kaufmännische außergerichtliche Mahnverfahren ein. Dabei steigern sich die Mahnungen in mehreren Stufen von einer „höflichen Erinnerung“ bis zu einer „Androhung des gerichtlichen Mahnverfahrens“. Diese Stufen sind von Ihnen frei wählbar und variabel auch in ihrer Gestaltung der Verzugstage.
Voraussetzungen
Für die Bearbeitung des Mahnwesens muss folgender Datenbereich bereits angelegt sein:
Mahnparameter Hier werden die oben angesprochenen Mahnstufen und andere wichtige Parameter editiert. Die Mahnung ist so konzipiert, dass jeden Tag ein Mahnlauf durchgeführt werden kann. Dabei wird nicht bei jedem Mahnlauf die Mahnstufe erhöht, sondern für jede Faktura wird aufgrund der eingegebenen Parameter (Karenztage) festgestellt, ob diese neu gemahnt wird oder nicht.
In dem Feld „Parameter/Verzugszinsen“ werden die Verzugszinsen-Prozentsätze eingegeben. Die Verzugszinsen werden pro Faktura taggenau errechnet. Bei Teilzahlungen werden die Verzugszinsen mit einem negativen Betrag ausgewiesen.
In dem Feld „Parameter/Letzte Mahnstufe“ erfolgt die Eingabe der letzten Mahnstufe, bei der eine Mahnung ausgedruckt wird. Wird die Mahnstufe überschritten, erfolgt die Klage und keine weitere Mahnung.
In dem Feld „Umfang bei Klage“ kann entschieden werden, ob alle Fakturen oder nur die Fakturen mit dem entsprechenden Mahnzähler geklagt werden. Mit der Option alle Fakturen werden alle offenen Fakturen geklagt. Mit der Option betroffene Fakturen werden nur jene Fakturen geklagt, die den entsprechenden Mahnzähler aufweisen.
In der Haupteingabemaske können folgende Felder bearbeitet werden:
„Stufe“: Das Feld Stufe kann nicht editiert werden und zeigt die Mahnstufe an.
„Text“: Eingabe des Textes der Mahnstufe. Dieser Text kann auch als Überschrift für die Mahnung verwendet werden.
Beispiel:
usw.
Achtung: Die Berechnung des Mahndatums erfolgt mit dem Valutadatum der Faktura + Nettotage (Zahlungskonditionen) + Karenztage Mahnstufe 0 = Mahndatum für Mahnstufe 1.
„Mahnspesen“: Eingabe der Spesen, die für diese Mahnstufe anfallen.
Nach Anklicken des Feldes „Gerichtskosten“ können Sie die anzurechnenden Gerichtskosten nach Beträgen aufteilen:
Ablauf
Um einen Mahnlauf zu starten, wählen Sie den Menüpunkt
- Auswertungen
- Mahnvorbereitung
an bzw. Tastenkürzel (Strg + H)
Durch die Mahnvorbereitung werden alle bestehenden Fakturen auf Ihre Fälligkeit geprüft und entsprechend den Vorgaben der Mahnparameter in den Mahnlauf einbezogen oder nicht.
Im Feld „Parameter/Mahndatum“ wählen Sie das Mahndatum, automatisch wird das Tagesdatum vorgeschlagen und kann akzeptiert werden.
Im Feld „Parameter/gebucht bis“ wird eine Information für den Mahnungsempfänger hinterlegt. Auch hier wird automatisch das Tagesdatum vorgeschlagen.
Im Feld „Parameter/zahlbar bis“ kann das Datum eingegeben werden, bis zu welchem die ausstehenden Rechnungen spätestens beglichen werden sollen. Dieses Datum kann bei den Mahnungen auch angedruckt werden.
Die Information „Letzter Vorbereitungslauf“ gibt das Datum des vorangegangen Vorbereitungslaufes an.
Im Feld „Konten“ können die zum Mahnlauf ausgewählten Konten eingegrenzt werden. Mit der Eingabe von RETURN/ENTER werden alle Kunden, die fällige Offene Posten aufweisen, verarbeitet.
Mit Bestätigen der OK-taste wird der Mahnvorbereitungslauf gestartet. In dem Feld „Konten/in Arbeit“ zeigt das Programm nun die momentan bearbeiteten Konten.
Nach Durchführen der Mahnvorbereitung öffnet sich automatisch das Fenster für Ausdruck des Mahnjournals bzw. des Mahnformulars. Dieses erhält man nach dem Mahnvorbereitungslauf auch über den Menüpunkt
- Auswertung
- Mahnung
Hier kann vor der Durchführung des Mahnlaufes noch einiges an Variablen verändert werden.
In dem Feld „Ausgabe“ kann durch das Anklicken der entsprechenden Radiobuttons entschieden werden, ob die Ausgabe auf Bildschirm oder Drucker erfolgen soll.
Daneben kann man sich aussuchen, in welcher Form die Daten ausgedruckt werden sollen.
„Journal“: Es werden alle Kunden mit ihren Offenen Posten und der Mahnstufe angezeigt. Pro Mahnstufe wird auf der letzten Seite eine Summe gebildet.
„Mahnung“: Für jeden Kunden, der in die getroffene Selektion passt, wird eine Mahnung gedruckt.
„Kontoauszug“: Diese Option kann nur bei der Option „Mahnung“ verwendet werden. Für alle ausgewählten Kunden wird ein Kontoauszug gedruckt, wobei keine Mahnspesen und Verzugszinsen berechnet werden.
In dem Feld „Faktura/Mahnstufe von bis“ wählen Sie die Mahnstufen, in der sich die Fakturen befinden müssen, um angemahnt zu werden. Automatisch sind alle Stufen von Mahnstufe 0 bis Mahnstufe 9 vorgegeben.
Mit dem Radiobutton „Neu“ werden nur jene Fakturen beim Ausdruck berücksichtigt, bei denen mit dem letzten Mahnlauf die Mahnstufe erhöht wurde. Mit dem Radiobutton „Alle“ werden alle Fakturen angedruckt.
In dem Feld „Faktura/Währung“ kann entschieden werden, welche Währungen ausgedruckt werden sollen: „AW“: alle Fakturen, auch in Fremdwährung erstellte, werden gedruckt (in Landeswährung, mit Anzeige in Fremdwährung) „LW“: nur in Landeswährung erfasste Fakturen werden gedruckt „FW“: alle in Fremdwährung erstellten Fakturen werden gedruckt Folgende, z.B. US, HFL, SFR: alle im Menüpunkt Stammdaten/Fremdwährungscode angelegten Fremdwährung können hier einzeln angewählt werden.
Mit der Option „alle Gutschriften“ gibt es die Möglichkeit, die Gutschriften gegenzurechnen.
In dem Feld „Debitoren/Konten“ grenzen Sie die anzusprechenden Konten ein. Als Voreinstellung werden alle Konten angesprochen.
In dem Feld „Debitoren/Mindestbetrag“ wählen Sie den offenen Rechnungsbetrag, ab dem der Mahnlauf gestartet werden soll. Wollen Sie keine Einschränkung, bestätigen Sie einfach die Vorgabe.
In dem Feld „Debitoren/Mahnstufe“ wählen Sie diejenigen Mahnstufen, in der sich der Kunde befinden muss, um angemahnt zu werden
Mit dem Radiobutton „Neu“ werden nur jene Fakturen beim Ausdruck berücksichtigt, bei denen mit dem letzten Mahnlauf die Mahnstufe erhöht wurde. Mit dem Radiobutton „Alle“ werden alle Fakturen angedruckt.
In der Grid stehen die „Konten mit neuer Mahnstufe“. Hier sehen Sie Ihre ausstehenden Fakturen, so wie Sie sie durch den Vorbereitungslauf und die o.g. Variablen ausgewählt haben. Aufgeführt sind die Kontonummern, die Kontonamen und die Mahnstufen der einzelnen Kunden. Automatisch sind alle Mahnungen angehakt, d.h. alle Mahnungen würden hier ausgeführt werden. Durch das Entfernen einzelner Häkchen können Sie auch hier noch mal entscheiden, einzelne Mahnungen zu unterdrücken.
Nach Abschluss der Mahnung mit der OK-Taste oder der F5-Taste wird das Mahnjournal mit der Mahnjournalübersicht erstellt. Hier sind alle durchgeführten Mahnungen enthalten und mit einem * gekennzeichnet. Die Mahnjournalübersicht führt die Summen der Mahnungen auf und teilt diese auf die einzelnen angesprochenen Währungen und Mahnstufen auf.
Zusammenfassung
Den Mahnlauf starten Sie nach der Mahnvorbereitung. Automatisch entstehen so die von Ihnen gewählten Mahnungen. Zudem erhalten Sie mit dem Mahnjournal einen Überblick über die von Ihnen ausgedruckten Mahnungen. So erhalten Sie die Möglichkeit Ihre ausstehenden Außenstände bequem zu verwalten.
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