Mesonic:GP Erstellung eines Kontoauszuges
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Erstellung eines Kontoauszuges
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- Voraussetzungen
- Ablauf
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Aufgabe
Sie wollen vor dem Absenden der Mahnungen eine Erinnerung in Form eines Kontoauszuges der noch offenen Zahlungen an Ihre Kunden versenden. Hierbei werden sämtliche ausstehenden Fakturen mit ihren Fälligkeiten aufgelistet, so dass der Kunde einen Überblick über seine Außenstände erhält und entsprechend die Zahlungen anweisen kann.
Voraussetzungen
Für die Bearbeitung des Mahnwesens muss folgender Datenbereich bereits angelegt sein:
1. Mahnparameter Hier werden die Mahnstufen und andere wichtige Parameter editiert. Die Mahnung ist so konzipiert, dass jeden Tag ein Mahnlauf durchgeführt werden kann. Dabei wird nicht bei jedem Mahnlauf die Mahnstufe erhöht, sondern für jede Faktura wird aufgrund der eingegebenen Parameter (Karenztage) festgestellt, ob diese neu gemahnt wird oder nicht.
In dem Feld „Parameter/Verzugszinsen“ werden die Verzugszinsen-Prozentsätze eingegeben. Die Verzugszinsen werden pro Faktura taggenau errechnet. Bei Teilzahlungen werden die Verzugszinsen mit einem negativen Betrag ausgewiesen.
In dem Feld „Parameter/Letzte Mahnstufe“ erfolgt die Eingabe der letzten Mahnstufe, bei der eine Mahnung ausgedruckt wird. Wird die Mahnstufe überschritten, kann ein Anwaltsbrief mit nachfolgender Klage angedruckt werden und es erfolgt keine weitere Mahnung.
In dem Feld „Umfang bei Klage“ kann entschieden werden, ob alle Fakturen oder nur die Fakturen mit dem entsprechenden Mahnzähler gedruckt werden. Mit der Option „alle Fakturen“ werden alle offenen Fakturen gedruckt. Mit der Option betroffene Fakturen werden nur jene Fakturen gedruckt, die den entsprechenden Mahnzähler aufweisen.
In der Haupteingabemaske können folgende Felder bearbeitet werden:
„Stufe“: Das Feld Stufe kann nicht editiert werden und zeigt die Mahnstufe an.
„Text“: Eingabe des Textes der Mahnstufe. Dieser Text kann auch als Überschrift für die Mahnung verwendet werden.
Beispiel:
„Tage“: Eingabe der Karenztage. Anhand der Karenztage wird die Mahnstufe erhöht.
Achtung: Die Berechnung des Mahndatums erfolgt nach folgendem Schema: Valutadatum der Faktura + Nettotage (Zahlungskonditionen) + Karenztage der Mahnstufe 0 = Mahndatum für Mahnstufe 1.
„Mahnspesen“: Eingabe der Spesen, die für diese Mahnstufe anfallen.
Nach Anklicken des Feldes „Gerichtskosten“ können Sie die anzurechnenden Gerichtskosten nach Beträgen aufteilen:
Ablauf
Um einen Mahnlauf zu starten, wählen Sie den Menüpunkt
- Auswertungen
- Mahnvorbereitung
an bzw. Tastenkürzel (Strg + H)
Durch die Mahnvorbereitung werden alle bestehenden Fakturen auf Ihre Fälligkeit geprüft und entsprechend den Vorgaben der Mahnparameter in den Mahnlauf einbezogen.
Im Feld „Parameter/Mahndatum“ wählen Sie das Mahndatum, automatisch wird das Tagesdatum vorgeschlagen und kann akzeptiert werden. Um das Datum hoch- bzw. runterzuzählen kann hier mit den + oder – Tasten gearbeitet werden.
Beispiel: Um das Mahndatum vom 27.01.97 auf den 28.01.97 hochzusetzen, markieren Sie das Feld Mahndatum und drücken einmal die „+“-Taste.
Im Feld „Parameter/gebucht bis“ wird eine Information für den Mahnungsempfänger hinterlegt. Auch hier wird automatisch das Tagesdatum vorgeschlagen. Um das Datum hoch- bzw. runterzuzählen kann hier mit den + oder – Tasten gearbeitet werden.
Im Feld „Parameter/zahlbar bis“ kann das Datum eingegeben werden, bis zu welchem die ausstehenden Rechnungen spätestens beglichen werden sollen. Um das Datum hoch- bzw. runterzuzählen kann hier mit den + oder – Tasten gearbeitet werden. Dieses Datum kann bei den Mahnungen auch angedruckt werden.
Die Information „Letzter Vorbereitungslauf“ gibt das Datum des vorangegangenen Vorbereitungslaufes an.
Im Feld „Konten“ können die zum Mahnlauf ausgewählten Konten eingegrenzt werden. Mit der Eingabe von RETURN/ENTER werden alle Kunden, die fällige Offene Posten aufweisen, verarbeitet. Hier kann auch mit dem Matchcode gearbeitet werden. D.h mit Anklicken der Lupe oder der F9-Taste kommen Sie in den Kontenmatchcode, wo Sie entweder nach einem Kontennamen oder einer Kontonummer suchen können.
Mit Bestätigen der OK-Taste wird der Mahnvorbereitungslauf gestartet. In dem Feld „Konten/in Arbeit“ zeigt das Programm nun die momentan bearbeiteten Konten.
Nach Durchführen der Mahnvorbereitung öffnet sich automatisch das Fenster für den Ausdruck des Mahnjournals bzw. des Mahnformulars. Dieses erhält man nach dem Mahnvorbereitungslauf auch über den Menüpunkt
- Auswertung
- Mahnung
Hier können die Variablen vor der Durchführung des Mahnlaufes noch editiert werden.
In dem Feld „Ausgabe“ kann durch das Anklicken der entsprechenden Radiobuttons entschieden werden, ob die Ausgabe auf Bildschirm oder Drucker erfolgen soll.
Daneben kann man entscheiden, in welcher Form die Daten ausgedruckt werden sollen:
„Journal“: Es werden alle Kunden mit ihren Offenen Posten und der Mahnstufe angezeigt. Pro Mahnstufe wird auf der letzten Seite eine Summe gebildet.
„Mahnung“: Für jeden Kunden, der in die getroffene Selektion passt, wird eine Mahnung gedruckt.
„Kontoauszug“: Diese Option kann nur bei der Option „Mahnung“ verwendet werden. Für alle ausgewählten Kunden wird ein Kontoauszug gedruckt, wobei keine Mahnspesen und Verzugszinsen berechnet werden.
Beispiel: Um die von uns gewünschten Kontoauszüge zu erhalten, wählen Sie wie im Bild gezeigt die Radiobuttons Mahnung und Kontoauszug an.
In dem Feld „Faktura/Mahnstufe von bis“ wählen Sie die Mahnstufen, in denen sich die Fakturen befinden müssen, um angemahnt zu werden. Automatisch sind alle Stufen von Mahnstufe 0 bis Mahnstufe 9 vorgegeben.
Mit dem Radiobutton „Neu“ werden nur jene Fakturen beim Ausdruck berücksichtigt, bei denen mit dem letzten Mahnlauf die Mahnstufe erhöht wurde. Mit dem Radiobutton „Alle“ werden alle Fakturen angedruckt.
In dem Feld „Faktura/Währung“ kann entschieden werden, in welcher Währung die Fakturen berücksichtigt werden sollen: „AW“: alle Fakturen, auch in Fremdwährung erstellte, werden gedruckt (in Landeswährung, mit Anzeige in Fremdwährung) „LW“: nur in Landeswährung erfasste Fakturen werden gedruckt „FW“: alle in Fremdwährung erstellten Fakturen werden gedruckt Folgende: z.B. US, HFL, SFR: alle im Menüpunkt Stammdaten/Fremdwährungscode angelegten Fremdwährung können hier einzeln angewählt werden.
Mit der Option „alle Gutschriften“ gibt es die Möglichkeit, die Gutschriften gegenzurechnen. In dem Feld „Debitoren/Konten“ grenzen Sie die anzusprechenden Konten ein. Als Voreinstellung werden alle Konten angesprochen.
In dem Feld „Debitoren/Mindestbetrag“ wählen Sie den offenen Rechnungsbetrag, ab dem der Mahnlauf gestartet werden soll. Wollen Sie keine Einschränkung, bestätigen Sie einfach die Vorgabe.
In dem Feld „Debitoren/Mahnstufe“ wählen Sie diejenigen Mahnstufen, in der sich der Kunde befinden muss, um angemahnt zu werden
Mit dem Radiobutton „Neu“ werden nur jene Fakturen beim Ausdruck berücksichtigt, bei denen mit dem letzten Mahnlauf die Mahnstufe erhöht wurde. Mit dem Radiobutton „Alle“ werden alle Fakturen angedruckt.
In der Grid stehen die „Konten mit neuer Mahnstufe“. Hier sehen Sie Ihre ausstehenden Fakturen, so wie Sie sie durch den Vorbereitungslauf und die o.g. Variablen ausgewählt haben. Aufgeführt sind die Kontonummern, die Kontonamen und die Mahnstufen der einzelnen Kunden. Automatisch sind alle Mahnungen angehakt, d.h. alle Mahnungen würden hier ausgeführt werden. Durch das Entfernen einzelner Häkchen können Sie auch hier noch mal entscheiden, einzelne Mahnungen zu unterdrücken.
Nach Abschluss der Mahnung mit den Optionen „Mahnung“ und „Kontoauszug“ mit der OK-Taste oder der F5-Taste wird pro Kontonummer das Kontoblatt erstellt.
Hier sind alle offenen Fakturen nach Datum, Fakturennummer und Fälligkeit aufgeführt und mit den entsprechenden Verzugszinsen, -tagen, Beträgen und Mahnstufen gekennzeichnet. Die Summe der Verzugszinsen, sowie die Summe der gesamt offenen Beträge sind aufgeführt. Es werden alle von Ihnen ausgewählten Kunden wie oben gezeigt schriftlich benachrichtigt und um Überprüfung dieser Beträge gebeten.
Sollten Sie als Ausgabe-Medium den Bildschirm gewählt haben, erscheint nach Aufruf des ersten Kontoblattes im Mahnungs-Fenster ein
- Button.
Mit diesem Button wählen Sie das nächste Kontoblatt zur Ansicht an. So können Sie sich vor dem endgültigen Druck Ihrer Kontoblätter einen Überblick über deren Erscheinungsbild machen.
Zusammenfassung
Die Option Kontoauszug gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihren Kunden eine Art Erinnerung zu schicken, ohne die Mahnstufen hochzusetzen. So erhalten Sie neben dem normalen Mahnlauf eine weitere Möglichkeit Ihre offenen Außenstände bequem zu verwalten.
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