Mesonic:Stammdaten2/Belegartenstamm/Stamm

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Belegart

20stellig alphanumerisch Um eine neue Belegart, wählen Sie aus der Auswahlliste "NEUEINGABE" aus. Um eine bereits bestehende Belegart zu editieren, rufen Sie aus der Auswahlliste die jeweilige Belegart auf.

Hinweis

Wenn die Belegart 1 noch nicht vorhanden ist (z.B. nach einer Mandantenneuanlage), kann sie nur als Verkaufsbelegart angelegt werden. Wenn die Belegart 99 noch nicht vorhanden ist (z.B. nach einer Mandantenneuanlage), kann sie nur als Einkaufsbelegart angelegt werden. Beide Belegarten können mit dem Button Image21 293.png Standardbelegarten angelegt werden.

Bezeichnung

Tragen Sie hier eine 10stellige Bezeichnung der Belegart ein.

Mit F9 kann die Definition einer bereits bestehenden Belegart übernommen werden.

Berechtigung

Für jede Belegart kann eine Berechtigungsstufe vergeben werden. Wenn der Anwender eine Belegart aufruft, wird geprüft, ob die Berechtigungsstufe des Anwenders eine Bearbeitung der Belegart erlaubt (nähere Informationen entnehmen Sie bitte dem WINLine ADMIN - Handbuch).

Einkauf/Verkauf

Durch Anwählen des Radiobuttons Einkauf oder Verkauf legen Sie fest, ob es sich um eine Einkaufs- bzw. Verkaufsbelegart handelt.

Rückfallsbelegart

Sollten Sie mit einer Belegart den Nummernkreis einer anderen Belegart ansprechen wollen, so wird für diese Belegart kein Nummernkreis hinterlegt. Dabei ist es aber unbedingt erforderlich, dass in der Belegart (ohne eigenen Nummernkreis) eine entsprechende Rückfallsbelegart ausgewählt wird. Das würde bedeuten, hat eine Belegart bzw. eine Belegstufe keinen Nummernkreis hinterlegt, so wird auf die Rückfallsbelegart und den Nummernkreis der jeweiligen Stufe zurückgegriffen. Für die Belegarten "1 - Standard" und "99 - Lief.Eing." kann keine Rückfallsbelegart vergeben werden.

Belegkreis

Dieses Feld ist 20stellig und alphanumerisch. Sie können hier für jede Belegstufe für jede Belegart einen eigenen Nummernkreis definieren. Bei Ausdruck eines Beleges wird die Belegnummer automatisch um 1 erhöht.

Zusätzlich zum Nummernkreis für die Belegstufen gibt es einen eigenen Nummernkreis für sogenannte Projektnummern. Damit ist es möglich, für Belege eine durchgängige Nummerierung zu vergeben, die: a) automatisch hochgezählt wird b) unabhängig von der Anfangsbelegstufe ist und c) über den gesamten Belegfluss erhalten bleibt. Diese Projekte können dann im Menüpunkt Stammdaten / Projektverwaltung bearbeitet werden. Wünschen Sie keine Anlage von Projekten bei dieser Belegart, so können Sie dies unterbinden, indem Sie in der Spalte Option den Status auf "1 nicht als Projekt speichern" stellen. Beim ersten Druck eines Beleges wird die Projektnummer hochgezählt, falls noch keine vorhanden ist. Ist kein Projektnummernkreis vorhanden, so wird jener der Rückfallsbelegart verwendet.


Achtung

Achten Sie auf die Zählweise des Programms: Aus 479-FA wird 479-FA1 Aus FA-479 wird FA-480 Es wird immer die letzte Stelle hochgezählt.

Image21 294.png

Abarbeitungscode

Der Abarbeitungscode zeigt an, wie die jeweilige Belegstufe bearbeitet werden soll. Mögliche Codes sind:

  • A ... Beleg wird automatisch in den Stapeldruck übernommen, wenn die Vorstufe bearbeitet (= gedruckt) wurde.
  • D ... Der Beleg wurde bereits gerechnet (automat. vom Programm vergeben)
  • M ... Der Beleg wird manuell erfasst.
  • N ... Der Beleg soll in dieser Belegstufe nicht bearbeitet werden.
  • B ... Druckstatus B bedeutet, dass beim Kopieren des Beleges im Autobeleg das erste B durch den Druckstatus A (für automatischen Belegdruck) ersetzt wird. Die Vorstufen erhalten den Druckstatus N (für nicht bearbeiten) und die Folgestufen den Druckstatus aus der Belegart. Belege mit dem Status B können weder gerechnet noch gedruckt werden.

Beispiel1: Belegart MMAS Beleg MMBS à NNAS Beispiel2: Belegart MMAA Beleg BMAA à AMAA

  • S ... Es soll eine Sammelfaktura oder ein Sammellieferschein erzeugt werden.
    • ... Der Beleg wurde bereits gedruckt (automat. v. Programm vergeben) - kann in der Belegartenverwaltung nicht hinterlegt werden.
  • L ... Der Beleg wurde gelöscht - Der Abarbeitungscode steht dann in allen 4 Belegstufen - kann in der Belegartenverwaltung nicht hinterlegt werden.
  • - ... Wenn ein Beleg in allen vier Stufen ein - aufweist, bedeutet das, dass dieser Beleg als Auftragsbestätigung erfasst und bereits vollständig ausgeliefert wurde oder dass es sich um einen Lieferschein handelt, der in eine Sammelrechnung übernommen wurde. Diese Belege müssen im System bleiben, da sonst keine Rückverfolgung (z.B. Auftragsverfolgung) möglich ist - kann in der Belegartenverwaltung nicht hinterlegt werden.
Hinweis

Wenn in einer Belegstufe ein D oder ein * eingetragen ist, wurde dieser Beleg bereits gerechnet. Dieser Beleg kann jedoch in der jeweiligen Belegstufe nochmals aufgerufen und editiert werden, solange er noch nicht in der nächsten Belegstufe bearbeitet wurde. D.h. ein Lieferschein der schon in der Stufe Faktura bearbeitet wurde kann nicht mehr editiert werden. Fakturen können nur dann editiert werden, wenn sie noch nicht in der Finanzbuchhaltung verbucht wurden!

Workflow

Aus den Auswahllistboxen "Option" kann bestimmt werden, ob in der jeweiligen Belegstufe ein Workflow angestoßen werden soll; bzw. welcher Workflow dies sein soll.

  • 0 - nicht verwenden

Es wird kein Workflow in dieser Belegstufe verwendet.

  • 1 - lt. Freigabedefinition

Es wird jener Workflow angesto0en, der in der Freigabedefinition hinterlegt wurde.

Image21 295.png

  • 2 - Eingabe

Im Eingabefeld "Workflow" kann ein Workflow angegeben werden, der in der Belegstufe angestoßen werden soll. Um nach einem Workflow zu suchen, steht der Matchcode zur Verfügung.

Voraussetzungen dafür, dass Workflows in der WEBEdition mit Belegen verknüpft werden können:

  • 1. Installierte Webedition
  • 2. Es muss ein Webbenutzer angelegt sein, der den Typ "CWL-Benutzer" hat und bei dem der verwendete CWL-Benutzer hinterlegt ist.
  • 3. Es muss ein CWL-Benutzer mit einer Benutzergruppe ungleich 0 verwendet werden.
  • 4. Im Internet Explorer muss unter Internetoptionen/Sicherheit/Lokales Intranet/Stufe anpassen/ die Option "Active-X-Steuerelemente initialisieren und ausführen, die nicht sicher sind..." auf "Aktivieren" gesetzt werden.

Image21 296.png

Anlage eines Workflows aus einem Beleg

Falls lt. Belegart für eine Stufe ein Workflow erzeugt werden soll, erfolgt die Anlage, sofern noch kein Workflow dazu manuell erfasst wurde, bei folgenden Aktionen automatisch:

- Drucken von Belegen im Belegerfassen - Drucken von Bestellungen im Menüpunkt "Lieferantenbestellungen bearbeiten" - Drucken von Lieferscheinen im Menüpunkt "Kundenlieferscheine drucken" - Drucken von Belegen im Menüpunkt "Belege drucken" - Drucken von Sammelfakturen- Drucken von Lieferantenlieferscheinen im Menüpunkt "Lieferantenlieferungen bearbeiten"

Dabei werden die Einstellungen aus den "Workflowvorlagen" (siehe dazu WINLine Start-Handbuch Kapitel "Workflowvorlagen") für die Vorbelegung der Felder verwendet.

Manuell kann ein Workflow direkt im Belegerfassen angestoßen werden: Wenn in der Belegart hinterlegt ist, dass ein Workflow erzeugt werden soll, kann für die jeweilige Stufe der Workflow-Button neben dem Druckstatus gedrückt werden. Wenn noch kein "Fall" angelegt ist, wird das Fenster zum Anlegen eines neuen Falles geöffnet. Die Felder werden ggfs. mit den Eingaben aus der "Workflowvorlage" vorbelegt. Durch Anwählen des "OK-Buttons" wird der Fall angelegt. Ist bereits ein Fall angelegt, so wird bei Anwählen des "Workflow"-Buttons dieser Fall angezeigt. Siehe dazu auch WINLine FAKT-Handbuch 2 / Kapitel "Belegerfassen - Hauptfenster"

Hinweis

Ist lt. Workflowvorlage festgelegt dass ein Feld mit einer Belegnummer oder der Projektnummer belegt wird, so wird im Fenster vorerst noch der Eintrag "<VAR:25,xxx>" angezeigt, da die endgültigen Nummern erst im Zuge des Belegdrucks feststehen.

Projektnummer

In diesem Feld kann - gleich wie bei der Belegnummer - eine Projektnummer angegeben werden. Diese Projektnummer wird dann automatisch beim Belegdruck herangezogen und auch automatisch hochgezählt.

Über die Optionen

  • 0 - als Projekt speichern
  • 1 - nicht als Projekt speichern

kann entschieden werden, ob mit der Anlage eines Beleges auch gleich ein neues Projekt (Projektverwaltung) angelegt werden soll oder nicht.

Hinweis

Die Anlage eines neues Projektes erfolgt nur dann automatisch, wenn beim Erfassen eines Beleges NICHT manuell eine Projektnummer angegeben wird, sondern beim Belegdruck die Automatik (Projektnummer aus der Belegart) verwendet wird !

Kreditlimitprüfung

Im Personenkontenstamm kann pro Konto ein Warn- bzw. Sperrbetrag hinterlegt werden. In welchen Belegstufen dieser Warn- bzw. Sperrbetrag geprüft werden soll, kann hier durch Setzen der Häkchen eingestellt werden. Damit ist es z.B. möglich, auch bei der Sperre eines Kunden Angebote oder Barfakturen zu erfassen.

Die Prüfung in der Belegbearbeitung erfolgt aufgrund des Kontensaldos und der vorhandenen Buchungsstapel! Durch Aktivierung der Checkbox "noch nicht fakturierte Lieferscheine berücksichtigen" werden die bereits erfassten Lieferscheine ebenfalls bei der Prüfung berücksichtigt.