Mesonic:WP Sicherungen

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Sicherungen

Wie oft sollte gesichert werden?

Jeder Datenstand sollte in bestimmten Zeitabständen gesichert werden. Die Zeitspannen, die zwischen den einzelnen Sicherungen liegen, hängen davon ab, wie viel sich der jeweilige Datenstand verändert. Grundsätzlich sollte jeder Datenstand regelmäßig gesichert werden (täglich, wöchentlich, nach einem Monatsabschluss etc.) Auch vor einem Update, und bevor ein Jahresabschluss durchgeführt wird, sollten alle Daten gesichert werden.


Welche Möglichkeiten gibt es eine Sicherung anzufertigen?

Nachfolgend werden die unterschiedlichen Varianten aufgezeigt, wie in der WINLine eine Datensicherung durchgeführt werden kann und welche Daten dabei gesichert werden können.

Mehr Themen:

  • Sicherungsassistent im WINLine ADMIN
  • WINLine Action Server
  • SQL Sicherung - Mittels WINLine ADMIN

Sicherungsassistent im WINLine ADMIN

Den Sicherungsassistenten finden Sie im WINLine ADMIN unter Datei/Sichern. Durch die verschiedenen Schritte führt Sie ein Assistent.

Schritt 1

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Im ersten Schritt muss gewählt werden, welche Art der Daten gesichert werden sollen. Dazu muss aus der Auswahllistbox unter Art der Sicherung der Datenbereich ausgewählt werden. Dabei stehen folgende Optionen zur Verfügung:

Mandant

Mit dieser Option können einzelne Mandanten gesichert werden. Wird diese Option ausgewählt, können keine zusätzlichen Einstellungen vorgenommen werden.

Systemtabellen

Mit dieser Option können Systemeinstellungen gesichert werden, wobei zusätzlich entschieden werden kann, welche Komponenten tatsächlich gesichert werden sollen. Dabei stehen wieder folgende Optionen zur Verfügung:

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  • Allgemeine Systemtabellen

Diese beinhalten die Benutzer, die Datenbankverbindungen, das Auditprotokoll - Funktionen, die Lizenzen, die MSM-Tabelle etc.

  • Bildschirmfenster, Formulare und Tabellen

Hier sind die individuell eingestellten Fenster, die geänderten Formulartitel und die individuellen Tabelleneinstellungen gespeichert.

  • Lohnverrechnungsdaten (Österreich)

Hier werden die Basisdaten für die österr. Lohnverrechnung (alle Beitragsgruppen, Titel etc.) gespeichert.

  • Lohnverrechnungsdaten (Deutschland)

Hier werden die Basisdaten für die deutsche Lohnverrechnung (Krankenkassen etc.) gespeichert.

  • Mandantenunabhängige Daten

In diesen Tabellen werden alle Daten, die für alle Mandanten zur Verfügung stehen (PLZ, BLZ, LIST-Definitionen, EXIM-Vorlagen, Formeln etc.) verwaltet.

  • Archivierung

In dieser Tabelle sind die Archivdaten gespeichert.

Systemdateien

Damit können die Systemdateien, die sich am Server befinden, gesichert werden:


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  • Bildschirmfenster und Menüs

In dieser Datei werden die (durch das Customizing Tool Kit) angepassten Fenster und Menüs gespeichert (Datei MESODISP?.MESO)

  • Formulare und Tabellen

In dieser Datei befinden sich die Originalformulare und die Tabellendefinitionen (MESOREPO?.MESO).

  • Geänderte Formulare

In dieser Datei werden die geänderten Formulare abgespeichert (MESOFORM?.MESO).

  • Datenbankaufbau

Hier werden die Strukturen der Datenbank gespeichert (MESOTABLES.MESO).

  • SQL Server Verbindungen

Das ist die Datei, in der steht, auf welchem Server die Systemtabellen gespeichert sind (MESOSERVERCONNECT.MESO).

alle Mandaten

Mit dieser Option können mehrere bzw. alle Mandanten gleichzeitig gesichert werden. Durch Anklicken des VOR-Buttons kann auf den nächsten Schritt gewechselt werden. Durch Drücken der ESC-Taste kann die Sicherung abgebrochen werden.

Achtung

Die Sicherung bezieht sich immer auf die am Server gespeicherten Daten bzw. Einstellungen. Clientseitige Änderungen werden dabei nicht berücksichtigt.

Schritt 2

Der Schritt 2 steht nur dann zur Verfügung, wenn eine Mandantensicherung durchgeführt wird.


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Hier muss der Mandant gewählt werden, der gesichert werden soll. In der Auswahllistbox werden alle Mandanten angezeigt, die im System bearbeitet werden können. Nach Auswahl des Mandanten wird der Name und die Adresse des Mandanten angezeigt. Zusätzlich zum Mandant kann noch gewählt werden, welche Wirtschaftsjahre gesichert werden können (die Option steht auch nur dann zu Verfügung, wenn im Mandanten mehrere Wirtschaftsjahre gespeichert sind). Aus der Auswahllistbox kann gewählt werden, ab welchem WJ gesichert werden soll.

Schritt 3

Der Schritt 3 steht nur dann zur Verfügung, wenn im ersten Schritt die Option "alle Mandanten" gewählt wurde.


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Im dritten Schritt muss gewählt werden, welche Mandanten gesichert werden sollen. Standardmäßig werden immer alle Mandanten zur Sicherung vorgeschlagen. Zusätzlich zu den Mandanten stehen noch folgende Optionen zur Verfügung:

  • In eine Datei sichern:

Wenn diese Option aktiviert ist, werden alle ausgewählten Mandanten in einer Sicherungsdatei gesichert (der Name wird im nächsten Schritt festgelegt). Bleibt diese Option inaktiv, dann wird jeder Mandant in einer eigen Sicherungsdatei gespeichert, wobei jeder Datei eine Nummer mitgegeben wird, beginnend mit 0.

Beispiel

Mandant 300M und Mandant 500M werden in die Datei MANDANTEN.MBAC gesichert. Wenn die Option "In eine Datei sichern" nicht aktiv ist, dann werden die Dateien MANDANTEN0.MBAC und MANDANTEN1.MBAC erstellt.

  • Wirtschaftsjahre:

Aus der Auswahllistbox kann gewählt werden, welche Wirtschaftsjahre jeweils gesichert werden sollen. Dabei stehen die Optionen

  • 0 Aktuelles Wirtschaftsjahr
  • 1 Alle Wirtschaftsjahre

zur Verfügung.

Schritt 4

Im vierten Schritt muss die Datei angegeben werden, in die gesichert werden soll. Zusätzlich kann auch noch ein alternatives Laufwerk bzw. Verzeichnis angegeben werden. Durch Drücken der F9-Taste kann nach bestehenden Sicherungsdateien gesucht werden. Ebenso kann eine Sicherungsdatei mittels Drag&Drop eingefügt werden.


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Hinweis

In eine Sicherungsdatei (MBAC-Datei) können auch mehrere Sicherungen durchgeführt werden, wobei es egal ist, ob es sich dabei um mehrere Mandanten handelt, oder ob ein und derselbe Mandant öfters in die gleiche Sicherungsdatei gesichert wird. Im Falle einer Rücksicherung werden alle vorhandenen Sicherungseinträge vorgeschlagen, wobei dann der gewünschte Eintrag ausgewählt werden kann.

In der Tabelle "Inhalt der Sicherungsdatei" wird - sofern vorhanden - angezeigt, welche Elemente in der Sicherungsdatei bereits enthalten sind. Dies können sein:

  • Mandantensicherung
  • Systemdatenbanksicherung
  • Systemtabellensicherung

Durch Anklicken des + vor dem jeweiligen Eintrag werden die Detailinfos angezeigt (was wurde wann mit welchen Einstellungen gesichert).

Achtung

In einer Sicherungsdatei können zwar mehrere Einträge (unterschiedliche Mandanten bzw. unterschiedliche Sicherungsstände) vorhanden sein, diese müssen aber alle in der gleichen Datenstandsversion gesichert werden.

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Löschen-Button

Wenn eine Sicherungsdatei ausgewählt wurde, die bereits Sicherungen enthält, kann durch Anklicken des Löschen-Buttons die aktuell ausgewählte Sicherung gelöscht werden. Diese wird dann auch aus der Sicherungsdatei entfernt.

Durch Anklicken des VOR-Buttons gelangt man in das nächste Fenster. Durch Anklicken des ZURÜCK-Buttons kann nochmals der zu sichernde Mandant geändert bzw. die Art der Sicherung verändert werden.

Schritt 5

Schritt 5 kann nur dann bearbeitet werden, wenn es sich um eine Mandanten- oder um eine Systemtabellensicherung befinden. Im Schritt 5 kann bestimmt werden, wie die Sicherung erfolgen soll. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten:


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  • Serverspezifische Backup-Methode

Mit dieser Methode kann die Sicherung schneller durchgeführt werden, wobei diese Art der Sicherung immer nur auf dem gleichem Datenbanksystem rückgesichert werden kann - d.h. eine SQL-Sicherung kann nur auf einem SQL-Server rückgesichert werden, eine PostGreSQL-Sicherung kann nur auf einem PostGreSQL-Server rückgesichert werden.

  • Nicht Serverspezifische Backup-Methode

Ist die Checkbox deaktiviert, dann dauert die Sicherung etwas länger, dafür kann aber auch auf einem anderen System rückgesichert werden. Wenn die Datensicherung außer Haus gegeben werden soll, so ist die Option "Nicht Serverspezifische Backup-Methode" die richtige Variante.

Durch Anklicken des VOR-Buttons gelangt man in das nächste Fenster, durch Anklicken des ZURÜCK-Buttons können die vorherigen Einträge verändert werden.

Schritt 6

Im Schritt 6 kann noch eine genaue Beschreibung der Sicherung eingegeben werden. Standardmäßig wird die ein Text vorgeschlagen: Bei einer Mandantensicherung wird die Bezeichnung des Mandanten aus der Datenbankverbindung und das Sicherungsdatum vorgeschlagen. Bei den anderen Sicherungen wird der Sicherungstyp (Systemtabellen oder Systemdateien) und das Sicherungsdatum vorgeschlagen. Bei einer Sicherung von mehreren Mandanten wird der Text "Mehrfache Mandantensicherung" vorgeschlagen, wobei auch die ausgewählten Mandanten (Nummer, Bezeichnung und Adresse) angezeigt werden.


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Durch Anklicken des VOR-Buttons gelangt man in das letzte Fenster, durch Anklicken des ZURÜCK-Buttons können die vorherigen Einträge verändert werden. Im Schritt 6 kann die Sicherung auch schon durch Drücken der F5-Taste gestartet werden.

  • Schritt 7

Im letzten Schritt werden alle Eingabe nochmals zusammengefasst: Es wird angezeigt, welche Daten wohin gesichert werden.


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Durch Drücken der F5-Taste, der erst ab dem Schritt 6 zur Verfügung steht, wird die Sicherung gestartet. Durch Anklicken des ZURÜCK-Buttons können die vorherigen Einträge nochmals bearbeitet werden.

Bei der Mandantensicherung wird von der Datenbank eine komprimierte Sicherungskopie des Datenstandes angelegt und in die gewünschte Datei mit der Erweiterung MZP komprimiert.

Wenn die Sicherung abgeschlossen ist, wird noch folgende Meldung angezeigt:


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Damit ist die Sicherung abgeschlossen und es kann mit der nächsten Sicherung begonnen werden.


WINLine Action Server

Da zum Zeitpunkt des Sicherns kein Benutzer in der zu sichernden Datenbank angemeldet sein darf, ist es vor allem in größeren Betrieben mit mehreren WINLine Benutzern oftmals nicht möglich, zu den "Geschäftszeiten" zu sichern. In diesem Fall würden wir ihnen empfehlen, die Sicherung mittels Action Server zu starten.

Mit dem WINLine Action Server haben Sie die Möglichkeit, Sicherungen auf einer Server Maschine oder auf einer Workstation zeitlich zu steuern und automatisch abarbeiten zu lassen. Die Sicherung wird dann zum Beispiel in der Nacht oder zu einem anderen von Ihnen gewählten Zeitpunkt zu dem keine Benutzer in der WINLine angemeldet sind automatisch vom Action Server gestartet.

Den Action Server können Sie in der Applikation WINLine START im Menüpunkt Action Server/Definition einrichten. Ein Assistent führt durch die einzelnen Schritte.


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Hinweis

Für den WINLine Action Server benötigen Sie eine eigene Lizenz


SQL Sicherung - Mittels WINLine ADMIN

Auch direkt im WINLine ADMIN kann eine SQL Sicherung angefertigt werden. Dazu muss man wie folgt vorgehen:

Zuerst muss das Programm WINLine ADMIN geöffnet werden, wo dann der Menüpunkt System/SQL Abfrage aufgerufen werden muss. Nach Auswahl des Datenbank-Typs, des Servers (Name des Computers, auf dem die MSDE installiert ist) und einer Datenbank (muss nicht die zu sichernde Datenbank sein), kann folgender Befehl eingegeben werden:

BACKUP DATABASE [DATENBANKNAME] TO DISK = N'C:\Verzeichnis\backupdateiname.bak' WITH INIT , NOUNLOAD , NAME = N'Interner Backupname', NOSKIP , NOFORMAT

Erklärung: DATENBANKNAME = Name der Datenbank, die gesichert werden soll C:\Verzeichnis\backupdateiname.bak = Ordner und Name für die Sicherungsdatei - es muss sich um eine lokale Festplatte (kein Netzwerklaufwerk) handeln. Interner Backupname = Name der Sicherungsdatei

Beispiel: BACKUP DATABASE [CWLDATEN] TO DISK = N'C:\Sicherung\CWLDATEN.bak' WITH INIT , NOUNLOAD , NAME = N'CWLDATEN.BAK', NOSKIP , NOFORMAT


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Durch Anklicken des OK-Buttons wird die Sicherung der Datenbank durchgeführt.


SQL Sicherung - Zum Beispiel mittels SQL Management Studio

Eine weitere Möglichkeit eine Sicherung anzufertigen ist, dass die Sicherung direkt in einem Verwaltungstool des SQL Servers durchgeführt wird, wie zum Beispiel dem SQL Management Studio. Dazu muss mittels rechter Maustaste auf die gewünschte Daten-Datenbank bzw. System-Datenbank geklickt werden und der Task sichern ausgewählt werden.


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Tipps zur Aufbewahrung der Sicherung

Genauso wichtig wie es ist zu sichern, ist es auch wichtig, dass die Sicherung an einem sicheren Ort aufbewahrt wird. Dazu haben wir folgende Vorschläge für Sie:

Achten Sie darauf, dass die Sicherung nicht ausschließlich auf derselben Festplatte bzw. auf demselben PC aufbewahrt wird, auf dem sich auch die WINLine Installation befindet. Sollte der PC oder die Festplatte einen Defekt erleiden, so könnte wohlmöglich auch auf die Sicherung nicht mehr zurückgegriffen werden.

Weiters macht es Sinn, eine Sicherung auch außerhalb des Arbeitsplatzes aufzubewahren. Im Falle eines Brandes, Diebstahls, etc. währe auch dann noch ein wiederherstellen der Daten möglich.

Wenn Sie ihre Sicherungsdatei auf ein externes Speichermedium ablegen, so sollten Sie kontrollieren, ob die Datei auch wirklich korrekt gespeichert wurde.