Mesonic:WP WINLINE E-Bilanz

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WINLine E-Bilanz

Einführung

WINLine E-Bilanz ist ein Modul, das ergänzend zur WINLine FIBU eingesetzt werden kann. Dieses Modul ermöglicht es die Bilanz und den ERV-JAB auf elektronischen Weg an das Finanzamt bzw. an das Firmenbuch zu übermitteln.

Wer benötigt die E-Bilanz? Kapitalgesellschaften, deren Umsätze in den zwölf Monaten vor dem Bilanzstichtag € 70.000,- überschreiten, haben ab dem Jahresabschluss 2007 zwingend den Jahresabschluss elektronisch an das Firmenbuch zu übermitteln (ERV Jab). Gegenüber dem Finanzamt besteht keine zwingende Verpflichtung die Bilanz elektronisch zu übermitteln.

Bitte achten Sie darauf, dass Sie zum Zeitpunkt der Ausgabe der E-Bilanz eine aktuelle WINLine Version installiert haben da sich die vom Bundesrechenzentrum geforderten Versionen sehr häufig ändern und ein Update notwendig machen.


Stammdaten

Mehr Themen:

  • eBKZ-Gruppen
  • Einstellungen
  • eBKZ-Struktur

eBKZ-Gruppen

Für die E-Bilanz bzw. ERV-Jab ist eine eigene BKZ Struktur notwendig, die sogenannte eBKZ. Abhängig von der Gesellschaftsform sind für E-Bilanz und ERV-Jab entweder dieselbe Zuordnung oder getrennte Zuordnungen zu verwenden. Da die Struktur der elektronischen Bilanz fix vorgegeben ist, kann nicht die "normale" BKZ Struktur verwendet werden.

Im Kontenstamm gibt es dafür eigene Eingabefelder. Mittels Matchcode kann die entsprechende eBKZ ausgewählt werden.


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Um nicht jedes betroffene Konto einzeln für die Zuordnung aufrufen zu müssen gibt es unter

    • Auswertungen
    • Elektronische Bilanz
    • Stammdaten

einen Assistenten der eine einfache Zuordnung ermöglicht.


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Einstellungen

Elektronische Bilanz Zuerst muss festgelegt werden, wofür die eBKZ- Struktur verwendet werden soll. Es stehen 3 Auswahlkriterien zur Verfügung die je nach Gesellschaftsform ausgewählt werden müssen:


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Abhängig von dieser Einstellung werde bei den weiteren Eingabefeldern Vorbelegungen getroffen bzw. werden bestimmte Eingabefelder die auf Grund der Einstellung nicht mehr gefüllt werden dürfen ausgegraut. (So kann zum Beispiel nur dann eine Struktur für E-Bilanz & ERV-JAb verwendet werden, wenn es sich entweder um eine GmbH (mittel, groß) oder eine AG handelt. Andernfalls müssen getrennte Strukturen verwendet werden.)


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  • Konten gruppieren nach BKZ-Gruppe

In diesem Fensterbereich kann festgelegt werden, nach welcher BKZ-Gruppe die Konten für die Zuordnung zu eBKZ gruppiert werden sollen.

  • Einstellungen von anderem Mandanten übernehmen

Falls bei einem anderen Mandanten die eBKZ-Struktur bereits hinterlegt wurde, kann diese in den derzeit aktuellen Mandanten übernommen werden. Weiters steht zur Auswahl die Zuordnung aus einem anderen Wirtschaftsjahr oder von einer bestimmten eBKZ Gruppe zu übernehmen. Auch die Übernahme der Kontenzuordnung ist möglich.

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Mittels "Einstellungen übernehmen" Buttons werden die Einstellung des selektierten Mandanten übernommen.


eBKZ-Struktur

Nachdem alle Einstellungen durchgeführt wurden kann im Register "eBKZ-Struktur" die entsprechende Zuordnung erfolgen.

Beim Wechsel in das Register "eBKZ-Struktur" erscheint die Meldung:


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Wird diese Meldung mit "Ja" bestätigt, so kann man mit der Zuordnung beginnen.


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  • eBKZ

Im Feld eBKZ werden die entsprechenden eBKZ und deren Bezeichnung angezeigt. Ist der Wert im Feld Bezeichnung nicht grau hinterlegt, so kann dieser editiert werden. Sollte die Bezeichnung grau hinterlegt sein, so ist eine Umbenennung nicht erlaubt.


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Wurde eine Bezeichnung umbenannt und die Umbenennung soll wieder verworfen werden, so kann mittels F3 Taste die ursprüngliche Bezeichnung des Feldes wiederhergestellt werden. Dazu muss der Fokus in der Struktur auf das betroffene Feld gesetzt werden und im Feld Bezeichnung die F3 Taste gedrückt werden.

  • Notiz

Zu jeder Position können Notizen erfasst werden, die dann als Anhang auch in die XML-Datei übernommen werden können.

  • Nicht zugeordnete Konten

All jene Konten, die noch keiner eBKZ zugeordnet wurden werden in dieser Tabelle dargestellt. Die Konten sind je nach Einstellung im Register Einstellungen nach der BKZ angeordnet.

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Mittels Drag and Drop können die Konten der Struktur zugeordnet werden. Dies kann einzeln pro Konto erfolgen, oder man klickt den gelben "Haupteintrag" an, dann werden auch die dazugehörigen Konten zugewiesen. (Wird der gelbe Eintrag "Konzessionen, gew. Sch" per Drag and Drop auf die Struktur gezogen, so werden auch die Einträge Software und Kumul. Abschr. imm. Verm. dieser Position zugeordnet.) Wurde etwas falsch zugewiesen, so kann die Zuweisung mittels "Entfernen" Button wieder rückgängig gemacht werden.

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Mittels "Position einfügen" Button kann die eBKZ Struktur erweitert werden. Dies ist nur bei bestimmten Positionen möglich

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Mittels "Unter-Position einfügen" Button kann die eBKZ Struktur erweitert werden. Dies ist nur bei bestimmten Positionen möglich

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Mittels "Entfernen" Button kann eine manuell eingefügte Position bzw. Unterposition wieder entfernt werden. Wurde ein Konto einer falschen Position zugeordnet kann dieses mittels "Entfernen" Button wieder zu den "nicht zugeordneten Konten" verschoben werden.

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Durch Anklicken dieser Buttons kann das Strukturverzeichis auf- und zugeklappt werden. So sind dann entweder alle Positionen zu sehen oder nur die Hauptstruktur.

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Mittels OK Button oder F5-Taste wird der eBKZ-Stamm und die Kontenzuordnung gespeichert.

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Durch Drücken des Ende Button oder der ESC Taste wird das Fenster geschlossen.


Ausgabe

Nachdem die Zuordnung der eBKZ Struktur abgeschlossen ist, kann im Menüpunkt

    • Auswertungen
    • Elektronische Bilanz
    • Ausgabe

die E-Bilanz bzw. der ERV-JAb erzeugt werden.

Mehr Themen:

  • E-Bilanz
  • ERV-JAb

E-Bilanz

Um die E-Bilanz zu erzeugen, muss der Radiobutton unter Ausgabe auf E-Bilanz gestellt werden.


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Anschließend mittels "Vor" Button in den nächsten Schritt wechseln.

Schritt 2

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In diesem Schritt müssen Sie die allgemeinen Angaben bekannt geben. Mittels "Vor" Button gelangen Sie in den nächsten Schritt. Sollte ein Pflichteingabefeld nicht befüllt worden sein, so erscheint eine Fehlermeldung die darauf hinweist. Erst nachdem das reklamierte Eingabefeld befüllt wurde, kann man in den nächsten Schritt wechseln.

Zwischen Schritt 2 und Schritt 3 wird die Bilanz gerechnet. Es erscheint ein Dialogfeld, das den Fortschritt der Berechnung anzeigt.

Schritt 3

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In diesem Schritt werden die ermittelten Werte in einer Tabelle dargestellt, deren einzelne Positionsbezeichnungen gegebenenfalls noch editiert werden können. Wird eine Bezeichnung in diesem Schritt editiert, so wird diese beim Erzeugen der Datei berücksichtigt aber nicht in die eBKZ Struktur (Stammdaten) übernommen.

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Mittels Vorschau Bildschirm Button kann die Vorschau auch als PDB ausgegeben werden.


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Buttons

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Bezeichnung anzeigen

Ist dieser Button aktiviert (orange hinterlegt), dann werden auch die Bezeichnungen der einzelnen Positionen angezeigt.

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Spiegelwerte zurücksetzen

Durch Anklicken dieses Buttons werden die Spiegelwerte initialisiert.

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Summen automatisch berechnen

Werden die Spiegelwerte editiert, so können die Summen der übergeordneten eBKZs automatisch neu errechnet werden.

Schritt 4

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In diesem Schritt können nun die gewünschten Dateianhänge ("Vermerke") definiert werden. Diese können Textbausteine, Textdateien oder (Adobe-) PDF Dateien sein, die dann wahlweise als Text- oder base64- codierte PDF Anhang in die Datei übernommen werden.

Handelt es sich um eine Text Datei oder einen Textbaustein, so wird unter Vorschau dieser Text angezeigt. Anhänge im PDF Format können mittels "PDF Vorschau öffnen" Button im Acrobat Reader zur Vorschau geöffnet werden.

Schritt 5

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In diesem Schritt wird nach drücken des OK Buttons die XML-Datei erzeugt. Die Datei wird im Unterverzeichnis "FINANZOnline" im WINLine Programmverzeichnis erzeugt und kann sofort übermittelt werden.


ERV-JAb

Um den ERV-JAB zu erzeugen, muss der Radiobutton unter Ausgabe auf ERV-JAb gestellt werden. Mittels "Vor" Button gelangt man in den nächsten Schritt


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Schritt 2

Die Eingabe der allgemeinen Daten ist auf zwei Register aufgeteilt.

Im Register Allgemein erfolgt die Eingabe zu den allgemeinen Daten betreffend der einreichenden Firma.

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Bei der Firmenbuchnummer ist darauf zu achten, dass diese ohne FN eingegeben werden muss. Lautet die Firmenbuchnummer zum Beispiel FN 123456 d, so muss dieses Feld mit 123456d befüllt werden.

Im Register Unterzeichnende/Einbringer können beliebig viele Unterzeichnende bzw. Einbringende hinterlegt werden.

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Code Reicht das Unternehmen direkt ein, muss in diesem Feld die Firmenbuchnummer eingetragen werden (nur die Nummer ohne Fb)

Schritt 3

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In diesem Schritt werden die ermittelten Werte in einer Tabelle dargestellt, deren einzelne Positionsbezeichnungen gegebenenfalls noch editiert werden können. Wird eine Bezeichnung in diesem Schritt editiert, so wird diese beim Erzeugen der Datei berücksichtigt aber nicht in die eBKZ Struktur (Stammdaten) übernommen.

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Mittels Vorschau Bildschirm Button kann die Vorschau auch als PDB ausgegeben werden.

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Buttons

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Bezeichnung anzeigen

Ist dieser Button aktiviert (orange hinterlegt), dann werden auch die Bezeichnungen der einzelnen Positionen angezeigt.

Wpage550 21.png

Spiegelwerte zurücksetzen

Durch Anklicken dieses Buttons werden die Spiegelwerte initialisiert.

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Summen automatisch berechnen

Werden die Spiegelwerte editiert, so können die Summen der übergeordneten eBKZs automatisch neu errechnet werden.

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Eintrag duplizieren

Mittels "Eintrag duplizieren" können im HGB Form 3 Einträge eingefügt werden.

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Eintrag löschen

Die manuell eingefügten Positionen im HGB Form 3 können mit diesem Button wieder gelöscht werden.

Schritt 4


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In diesem Schritt können nun die gewünschten Dateianhänge ("Vermerke") definiert werden. Diese können Textbausteine, Textdateien oder (Adobe-) PDF Dateien sein, die dann wahlweise als Text- oder base64- codierte PDF Anhang in die Datei übernommen werden.

Handelt es sich um eine Text Datei oder einen Textbaustein, so wird unter Vorschau dieser Text angezeigt. Anhänge im PDF Format können mittels "PDF Vorschau öffnen" Button im Acrobat Reader zur Vorschau geöffnet werden.

Schritt 5


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In diesem Schritt wird nach drücken des OK Buttons die XML-Datei erzeugt. Die Datei wird im Unterverzeichnis "FINANZOnline" im WINLine Programmverzeichnis erzeugt und kann sofort übermittelt werden.

Buttons

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Mittels "OK" Button oder F5-Taste wird die Datei erzeugt

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Durch Drücken des Ende Button oder der ESC Taste wird das Fenster geschlossen.

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Mittels "Vor" Button gelangt man in den nächsten Schritt des Assistenten

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Mit dem "Zurück" Button gelangt man in den vorherigen Schritt


XML-Viewer

Der XML-Viewer befindet sich unter

    • Auswertungen
    • Elektronische Bilanz
    • XML Viewer

Mittels XML-Viewer kann eine E-Bilanz oder ERV-JAb Datei geladen und dargestellt werden. Dazu muss der Speicherpfad der Datei im Eingabefeld Dateiname eingegeben werden (mittels Matchcode, Drag and Drop oder manuell) und mit Return bestätigt werden.


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Dabei kann man unter verschiedenen Ansichten wählen:

  • Formularansicht

Die Formularansicht zeigt die XML-Datei in einem leicht lesbaren PDF Format

  • Allgemeine Daten

Hier werden die allgemeinen Daten (Informationen zum Wirtschaftsjahr, zum Unterzeichner, etc.) in Tabellenform angezeigt.

  • Bilanz, GuV, Spiegelwert

Dieses Register zeigt alle errechneten Werte in Tabellenform.

  • Vermerke

Alle im Schritt 4 hinterlegten Anhänge werden hier aufgelistet.

  • XML-Ansicht

Hier wird der Inhalt der Datei in einem Browser-Fenster angezeigt.

Buttons

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Durch Drücken des Ende Button oder der ESC Taste wird das Fenster geschlossen.